¿Cómo funciona el programa de facturación en el crecimiento de la Pyme?

Los programas de facturación son herramientas muy útiles para llevar un control exacto de todas las compras y ventas de cualquier empresa, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas (pymes) que están en pleno crecimiento y necesitan apoyo de softwares rápidos y eficientes.

Olvídate de los anticuados y lentos sistemas de facturación a mano, que son muy susceptibles a errores y que solamente se limitan a asentar una compra o venta. Hoy en día, una empresa moderna, no importa su tamaño, alcance o tipo, requiere de modernos programas integrados para hacer crecer sus finanzas.

Estamos hablando de Fintech (Tecnología Financiera), que no es más que la tendencia que todas las empresas modernas tienen para que sus procesos financieros sean rápidos, exactos y estén integrados con otras herramientas tecnológicas que los ayudan a crecer.

Los programas de facturación forman parte de las herramientas del Fintech y que su empresa también debe poseer.

Funcionamiento del programa de facturación

Un programa de facturación funciona de manera similar al viejo estilo manual en cuanto al cumplimiento de estándares básicos de contabilidad, pero con la ventaja que es un sistema electrónico, lo que hace que la facturación sea mucho más rápida, exacta y sin errores.

Hay programas que admiten dos formas de ingresar los datos para la elaboración de las facturas electrónicas, una de esas formas es de manera manual, es decir, hay que ingresar la información individualmente, mientras que la otra manera es por medio del uso del correo electrónico.

Hay otros programas más avanzados que detecta la información escaneada, la cual se transforma posteriormente en documentos PDF o formato XML.

Después de recopilada la información, el mismo programa hace un balance y un control para rechazar aquellas facturas defectuosas y aprobar las que están correctas. Sobre las facturas erróneas, elabora un informe con los fallos detectados que deben ser solventados para poder ser ingresadas nuevamente al sistema.

El mismo es capaz de enviar la información a los departamentos correspondientes para que hagan el trabajo de forma inmediata. Este proceso y si se hace de forma manual, puede llevarnos muchos meses y aún así pudieran pasarse por alto facturas equivocadas, pero con el programa de facturación se realiza sin errores y en cuestión de minutos.

Posteriormente, la información arrojada de las facturas se envían a un Enterprise Resource Planning (ERP), que no es más que un Sistema de Planeación de Recursos Empresariales que integra toda la información obtenida en la facturación y se envía a los diferentes departamentos de la empresa.

Esto se realiza con el propósito de detectar cuáles han sido las fortalezas y debilidades de las ventas, dónde se están originando los errores de facturación e implementar medidas para corregirlos.

Ventajas

Además, muchos programas de estos programas están integrados a un CRM para gestionar las actividades de los clientes con la empresa.

Por ejemplo, un CRM busca saber cuál de todos los artículos elaborados por la empresa tienen mayor ventas, cuáles arrojan pérdidas (debido a la poca facturación), las mejores épocas del año en las ventas, entre otra información de suma utilidad para la directiva de la empresa.

Por último, toda la facturación electrónica es guardada en archivos digitales, muchos de ellos en formato “nube”, para garantizar la información por mucho tiempo después.

Algunas empresas que han optado por anticuados sistemas manuales se han visto en aprieto cuando han perdido las facturas físicas ante cualquier infortunio (incendio, inundaciones, robo, etc.), pero estos peligros desaparecen cuando las facturas electrónicas se guardan en la “nube”.

Asimismo, las facturas electrónicas guardadas con un programa de facturación ahorra espacio que antes ocupaban las facturas físicas y la información puede ser consultada rápidamente para efectos fiscales o de control.

Todas estas razones dan pie a la contratación de un programa electrónico que se integre en todos los procesos de la empresa. No importa si es grande, mediana o pequeña ya que los programas de facturación optimizan los procesos ágilmente, adaptándose a las características de cada empresa.

Los pequeños y medianos empresarios bien deben emplear un programa de facturación para el crecimiento de su compañía, ya que llevan un mejor control de todas las ventas, además de que aportan información valiosa para identificar los productos o servicios y las mejores épocas del año en que son vendidas, así se toman mejores decisiones de productividad.

No hay excusas para no sumarse a la nueva tecnología, ya que a medida que van pasando los años todas las empresas del mundo lo van haciendo.

Incluso, las propias legislaciones nacionales e internacionales apuntan a la facturación electrónica, por lo que aquellas empresas que insisten en los viejos sistemas de facturación manual se encontrarán con un muro de problemas logísticos y legales que le impedirán avanzar.

¡Hoy es el mejor día de implementar un programa de facturación empresarial!